Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet CLP DA («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1) Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

2) Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

2.1) Behandling av personopplysninger relatert til advokattjenester

For å oppfylle våre rettslige og avtalemessige forpliktelser, samt å gi deg rådgivning og tjenester innenfor våre forretningsområder, vil vi måtte behandle visse personopplysninger. I denne sammenheng vil vi behandle følgende personopplysninger:

• Navn/kontaktnavn
• Fødselsdato/personnummer
• Adresse
• E-post
• Telefonnummer

Behandlingen av disse personopplysningene vil være tilknyttet det formål å samle inn, kontrollere og behandle informasjon før vi gir tilbud og inngår oppdragsavtale med deg. Denne behandlingen tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Videre vil formålet med behandlingen kunne være å dokumentere, administrere og gjennomføre oppgaver for å levere de advokattjenestene som er avtalt. Denne behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen vår med deg og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

I tillegg vil vi kunne behandle disse personopplysningene i forbindelse med oppfyllelsen av våre forpliktelser i henhold til lov, forskrifter og/eller myndighetsbeslutninger. Denne behandlingen har lovlig grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

2.2) Sakshåndtering

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken.

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

2.3) Lagring og oppbevaring av saksdokumenter

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

2.4) Markedsføring

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som vi har fått i forbindelse med våre løpende advokattjenester og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) idet mottakeren regelmessig vil ha interesse i å motta nyheter fra oss, eller har samtykket til dette.

2.5) Jobbsøkere

I forbindelse med rekruttering og behandling av jobbsøknader, vil vi behandle visse personopplysninger knyttet til navn og adresse, personnummer, e-post, telefonnummer, CV, karakterutskrifter og referanser. Grunnlaget vårt for denne behandlingen vil enten være et informert samtykke fra den som søker på stillingen, jf. GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav a, oppfyllelse av en avtale med jobbsøker eller for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før avtaleinngåelse, jf GDPR Artikkel 6(1) b.

Dersom du benytter deg av en ekstern rekrutteringsplattform for å søke på stilling hos oss, vil leverandøren av denne plattformen behandle dine personopplysninger på våre vegne. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen vil være ditt informerte samtykke, som innhentes når du oppretter en profil på rekrutteringsplattformen. Leverandøren av tjenesten vil opptre som databehandler, og er underlagt vår instruks i henhold til gyldig inngått databehandleravtale.

3) Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss.

Vår fakturaformidler vil kunne få tilgang til dine personopplysninger i forbindelse med fakturering av oppdrag vi har utført. Opplysningene som behandles vil her være begrenset til de som fremkommer på fakturaen, herunder navn, adresse, email, etc.

Leverandører av datarom: I visse tilfeller vil vi opprette egne datarom på lisens fra en dataromleverandør. Vi vil normalt behandle personopplysninger som behandlingsansvarlig i slike tilfeller, men dersom våre tjenester er begrenset til å kun tilby selve datarommet vil vi opptre som databehandler. Vi har utformet en egen personvernerklæring som spesifikt beskriver denne behandlingen av personopplysninger, og som er tilgjengelig ved innlogging i datarommet.

De aktører som er nevnt ovenfor opptrer i henhold til gyldig databehandleravtale og under vår instruks. Aktørene kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 211. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4) Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter fysisk eller elektronisk i 10 år etter avslutning av det enkelte oppdrag.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5) Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6) Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

7) Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8) Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Advokatfirmaet CLP DA

Postboks 1974 Vika

0125 Oslo

+47 22 87 71 00

resepsjon@clp.no