Åpenhetsloven – Skjerpede krav til ansvarlighet, aktsomhet og transparens

Bakgrunn

Fra 1. juli 2022 stilles det nye krav til virksomheters respekt for, etterlevelse av, og åpenhet om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Særlig viktig er både virksomheters rapporteringsplikt og allmenhetens tilgang til virksomhetenes egne vurderinger. Norske virksomheter bør derfor allerede nå begynne arbeidet med å utforme retningslinjer og gjennomføre vurderinger av egen virksomhets påvirkning – både direkte og indirekte gjennom leverandørkjeden.

Åpenhetsloven, eller lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, trer i kraft 1. juli 2022. Formålet med loven er å fremme virksomhetenes respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. For å insentivere virksomheter til å etterleve dette formålet, er det også lovfestet ulike mekanismer som skal sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter ivaretar sine plikter.

Mange virksomheter har allerede et bevisst og dokumenterbart forhold til hvordan virksomheten ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden og hos andre forretningsforbindelser. Flere har også systemer for å unngå, avdekke og eventuelt løse potensielle problematiske forhold som oppstår i denne sammenhengen. Uavhengig av hvor sofistikerte, målrettede og omfattende systemer en virksomhet allerede har for dette, er det viktig at man så tidlig som mulig påbegynner forberedelsene for å sørge for at virksomheten vil etterleve regelverket – som vil gjelde fra sommeren 2022.

Selv om loven medfører nye plikter for virksomheten, vil loven også gi alle virksomhetsledere en meget god mulighet til å tenke gjennom hvordan virksomheten kan innrettes slik at man gir viktige og positive bidrag til at grunnleggende rettigheter ivaretas for de mennesker som er involvert i hele leverandørkjeden.

Gjelder det oss?

Loven vil i første omgang kun gjelde såkalte «større virksomheter» som er hjemhørende i Norge og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor landet. Den gjelder også for «større utenlandske virksomheter» som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige i Norge.

I tillegg til bank-, forsikrings- og finansieringsforetak, samtlige allmennaksjeselskap og noterte selskaper, vil loven i praksis omfatte det som normalt betegnes som små og mellomstore bedrifter i norsk målestokk. Virksomheter vil blant annet omfattes dersom de oppfyller to av tre av følgende vilkår:

• Salgsinntekt på 70 millioner kroner
• Balansesum på 35 millioner kroner
• Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret på 50 årsverk

I tillegg er det slik at terskelverdiene skal beregnes på konsernnivå, slik at konstellasjoner bestående av et morselskap med flere datterselskaper, skal regnes som en samlet enhet.

I lovarbeidet er det anslått at omtrent 9000 norske selskaper vil omfattes av de nye reglene.[1] I lovens forarbeider er det åpnet for at lovens anvendelsesområde i fremtiden vil kunne utvides til også mindre virksomheter. Etter vårt syn er det derfor fornuftig at alle selskaper allerede nå gjør seg kjent med regelverket og implementerer systemer for å etterleve dette.

Hva vil dette bety for min virksomhet?

Aktsomhetsvurderinger

Med åpenhetsloven vil det innføres en plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper[2]. Tanken med plikten er å øke virksomheters bevissthet med hensyn til den påvirkningen egen virksomhet, herunder gjennom leverandørkjeden og/eller øvrige forretningspartnere, har eller potensielt kan ha på menneskerettigheter og krav til anstendige arbeidsforhold.

I forlengelsen av dette er det lovgivers intensjon å stille krav til at virksomhetene utfører slike aktsomhetsvurderinger, blant annet for å sikre at virksomhetene gjør nødvendige undersøkelser for å avdekke både faktiske og potensielle negative konsekvenser av egen virksomhet, og for å sikre at virksomhetene har systemer for å håndtere eventuelle risikoer som materialiserer seg.

Aktsomhetsvurderingene er ment å omfatte følgende seks steg:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer;
2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere;
3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter punkt 2;
4. følge med på gjennomføring og resultater av tiltak etter punkt 3;
5. kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter punkt 3 og punkt 4; og
6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Det er med andre ord tale om en stegvis prosess, hvor punktene 3. – 4. forhåpentligvis ikke vil være relevante for virksomheten. Dersom kartleggingen og vurderingen etter punkt 2. imidlertid avdekker risikoer, vil punktene i 3. til 4. være svært viktige å forholde seg til.

Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres regelmessig. Hva som vil være «ofte nok», vil avhenge av flere forhold, som blant annet virksomhetens størrelse og alvorlighetsgraden av potensielle negative konsekvenser. I praksis antar vi at kravene som vil stilles til både innhold og frekvens for utførelse av aktsomhetsvurderinger vil øke i takt med blant annet størrelsen på virksomhetene, omfanget på den aktuelle virksomheten og alvorlighetsgraden av potensielle negative påvirkninger. I lovens forarbeider er dette formulert som at aktsomhetsvurderingene skal «tilpasses hver enkelt virksomhet og være risikobaserte, forholdsmessige, og gjentagende«[3].

Redegjørelser og offentliggjøring

I tillegg vil den nye loven føre med seg en plikt til å offentliggjøre en redegjørelse for de aktsomhetsvurderinger som er utført. Intensjonen er å sikre allmennhetens tilgang til informasjon om hvordan og i hvilken grad virksomheten fremmer respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Slike offentlige redegjørelser skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet/forventet resultat av tiltakene.

Redegjørelsen skal signeres av styret og daglig leder i virksomheten, før den oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, i tillegg til når, og dersom det er vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Redegjørelsen skal også gjøres tilgjengelig, blant annet på virksomhetens nettsider.

Innsynsbegjæringer

For å ytterligere fremme formålet om å sikre allmenhetens tilgang til denne informasjonen, har lovgiver gitt enhver rett til å få utlevert informasjon fra en virksomhet om hvordan denne håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser ved virksomheten som er oppdaget under aktsomhetsvurderingen(e) som er utført. I prinsippet kan hvem som helst benytte seg av denne retten, men vi anser det som mest sannsynlig at krav om innsyn vil fremsettes av aktører i media (for eksempel bransjetidsskrifter og større mediehus).

Slike «innsynsbegjæringer» skal besvares innen rimelig tid, og senest innen tre uker. For øvrig skal virksomhetene svare på en måte som er dekkende og forståelig for mottakeren.

Det er enkelte unntak fra denne plikten til å besvare slike «innsynsbegjæringer», men ikke mange.

Konsekvenser av manglende overholdelse

Forbrukertilsynet er gitt ansvaret for å håndheve virksomheters etterlevelse av loven. Selv om tilsynets primæroppgave er tenkt å tilby veiledning til virksomhetene og at kontroll i første omgang utføres ved bruk av en forhandlingstilnærming, vil vi nevne at manglende etterlevelse blant annet kan føre til at det fattes vedtak om forbud/påbud, samt underbygge disse ved å ilegge både tvangsmulkt og overtredelsesgebyr. Det er p.t. ikke fastsatt noen beløpsbegrensninger for slike.

Hva bør du gjøre?

Vår anbefaling er at virksomheter allerede nå igangsetter et arbeid for å sikre at de er rigget for å etterleve loven når den trer i kraft 1. juli 2022. I den forbindelse vil vi fremheve at det ikke er noen «one size fits all»-mal for dette. Vurderingene som skal gjøres og kravene som stilles, vil variere ut fra blant annet virksomhetens størrelse, art og geografisk nedslagsområde. I alle tilfeller vil følgende spørsmål kunne være nyttige å stille seg:

• Har virksomheten god nok oversikt over egen virksomhet og virksomhetens leverandørkjede og forretningspartnere til å kunne offentliggjøre en redegjørelse i tråd med lovens krav?
• Har virksomheten retningslinjer for å unngå, avdekke og eventuelt håndtere negative konsekvenser egen virksomhet hva gjelder menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold?
  • Hvis nei, bør slike retningslinjer på plass.
  • Hvis ja, hvordan praktiseres disse? En tommelfingerregel er å dokumentere de vurderingene som gjøres og de prosessene som gjennomføres.
• Hvordan vil virksomhetens vurderinger stå seg dersom de offentliggjøres?

Ta gjerne kontakt med oss dersom det er noe du lurer på!

Magnus S. Gyllensten

Bistår i hovedsak klienter i private equity- og venture capitalbransjen, herunder med oppkjøp, investeringer, fusjoner/fisjoner og restruktureringer, samt strukturering av ulike typer fond. Gyllensten bistår i tillegg klienter med spørsmål knyttet til teknologi og personvern.

[1] Konsekvensutredning av forslag til ny åpenhetslov, Oslo Economics, 17. februar 2021

[2] OECD Guidelines for Multinational Enterprises, 2011 Edition

[3] Ot.prp. 150 L (2020-2021), side 110